Les clés pour bien négocier les prix Abonnés
Ne pas confondre négociation avec marchandage
Une négociation ne se résume pas à la question du prix, ni au fait de déposer une deuxième offre proposant un nouveau prix, même si, certes, le prix est fréquemment un élément déterminant. Elle doit permettre à l’acheteur de déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, c’est-à-dire la meilleure offre susceptible d’être faite à ce moment, en fonction de ses besoins et des capacités économiques et techniques des opérateurs économiques. Aussi une négociation ne doit-elle pas se confondre avec un marchandage. Imposer au candidat un prix irréaliste revient à exposer le marché au risque de défaillance de l’opérateur économique, à compromettre la bonne exécution du marché ou à conduire à la passation ultérieure d’avenants coûteux. Si l’acheteur dispose d’un large pouvoir d’appréciation, la négociation ne doit pas conduire à modifier substantiellement les offres ou le marché. En effet, la négociation ne permet pas de modifier les caractéristiques principales du marché telles, notamment, que l’objet du marché ou les critères de sélection des candidatures et des offres. Il est, en revanche, possible de négocier sur :
- le prix : par exemple, la marge, le coût d’acquisition, le coût de stockage ou de transformation, le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport, etc. ;
- la quantité nécessaire (telle qu’elle a été fixée par l’opérateur économique et non celle fixée impérativement par l’acheteur), la fréquence des commandes, la structure des remises accordées, etc. ;
- la qualité suffisante au regard des besoins, son incidence sur le prix si le niveau de qualité demandé est modifié à la hausse ou à la baisse ;
- le délai : l’incidence sur le prix des exigences liées au délai, l’incidence du transport et des formalités diverses, etc. ;
- les garanties de bonne exécution du marché (primes, pénalités, résiliation...), bien que ces éléments soient très difficiles à négocier lorsque les négociations sont menées avec plusieurs candidats ;
- toutes les spécifications ou caractéristiques des prestations commandées qui n’ont pas été indiquées dans l’avis de marché ;
- le cas échéant, les clauses de propriété de certains matériels ou les clauses de propriété intellectuelle.
Une bonne négociation exige de déterminer les objectifs à atteindre
Avant d’entamer une négociation sur les prix, l’acheteur doit comparer l’écart possible entre ceux proposés par le candidat et ceux qu’il projetait. Une fois cette analyse effectuée, le prix à payer se fixe en deux temps : l’évaluation du prix de revient, puis l’adjonction d’une marge. La marge prend en compte l’apport technique, administratif, commercial, intellectuel de l’opérateur économique, c’est-à-dire sa valeur ajoutée au titre du marché. Elle doit également rémunérer le risque assumé par le candidat.
Une évaluation précise et fiable dépend de la compétence de l’acheteur et du type de produit acquis ou du type de prestations à réaliser. L’objectif n’est pas d’établir de manière absolument certaine le coût de la prestation, mais de fournir, mais de fournir des éléments clairs pour faciliter la négociation qui doit porter sur l’ensemble de la prestation, à l’exclusion des caractéristiques principales du marché. L’évaluation a pour objet de s’assurer que le prix arrêté est convenable, c’est-à-dire que son ordre de grandeur est réaliste. Dans la négociation du prix, qui englobe le coût et la marge, l’acheteur doit agir avec le souci de la plus grande efficacité. La rigueur dans l’appréciation des éléments du coût s’accompagnera d’une plus grande souplesse dans la détermination du taux de marge normal, dont l’éventail sera sensiblement élargi.
La négociation doit être conduite dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique, rappelés à l’article L. 3 du code de la commande publique : « les acheteurs respectent le principe d’égalité de traitement des candidats à l’attribution d’un contrat de la commande publique. Ils mettent en œuvre les principes de liberté d’accès et de transparence des procédures. » L’acheteur doit donc s’abstenir de donner toute information susceptible d’avantager certains candidats par rapport à d’autres. Le respect de ce principe implique aussi qu’il informe par écrit tous les candidats dont les offres n’ont pas encore été écartées de tous les changements apportés aux spécifications techniques ou aux autres documents de la consultation. Précisons que ces changements ne peuvent porter sur les exigences minimales initialement fixées.
Dans le cadre de négociations avec un seul candidat, l’enjeu consistera en une appréciation des prix par rapport au montant prévisionnel. A l’occasion de la négociation avec plusieurs candidats, l’appréciation portera alors sur la comparaison des différentes offres finales en prenant en compte le montant prévisionnel pour vérifier que l’ordre de grandeur du prix est bien convenable.
Paul Durand le 14 mars 2024 - n°531 de La Lettre des Finances Locales
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